Empreendedorismo

10 Passos para usar o G Suite na Empresa


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O G Suite é um ponto de partida muito comum para as empresas que dão o salto para a Cloud e não é por acaso – a Google oferece um pacote sem precedentes que pode ser a salvação de qualquer startup, incluindo serviço de email eficiente, calendários, e um conjunto de ferramentas de office e produtividade.

 

As dificuldades surgem depois da inscrição, nas definições e administração do serviço, razão pela qual criamos este pequeno guia para o ajudar pelo caminho.

 

1º Passo

Depois da inscrição na Google, o primeiro passo lógico é começar o período trial gratuito (30 dias) em gsuite.google.com. Este período de testes é essencial para avaliar se vai optar por uma conta paga (especializada para empresas e onde tem apoio técnico) ou manter uma conta básica e gratuita até 10 utilizadores. O plano mais básico pago custa 4€ por utilizador/mês, sendo que a conta mais evoluída (Business) custa 8€ por utilizador/mês. O passo seguinte passa por verificar o endereço do seu site com a Google. Ainda que alguns sites tenham nos seus servidores uma ferramenta de verificação, a opção mais simples e segura é sempre copiar o código de tracking da Google para o código do seu site da empresa.

 

2º Passo

De seguida, o que deve fazer é definir o seu Email. Isto requer que altere o seu email nos Registos MX, e que basicamente vai dizer aos computadores que deve aceitar os emails enviados para o seu endereço da empresa. Este pequeno guia explica-lhe como deve fazê-lo.

 

3º Passo

Depois deve adicionar cada um dos utilizadores que vai aceder às aplicações. Na página principal das aplicações Google verá uma opção que diz “os seus utilizadores” e deverá clicar em “criar novo utilizador” e identificar a pessoa com nome e email. Cada um dos colaboradores adicionados deve confirmar a receção de um email e lembrar sempre as senhas de login.

 

4º Passo

Assim que o email estiver configurado, está na altura de criar as contas e estabelecer o “forwarding”. Dado que a sua identidade é única relativamente a outras contas Google, pode ter não apenas uma mas várias contas Google na mesma plataforma. É aqui que entra o “forwarding”, que permite que o email das contas pessoais seja reencaminhado para os emails da empresa e vice-versa, para que não se perca trabalho essencial.

 

5º Passo

Depois das contas de email, está na hora de definir a sua conta de administrador, separada da sua conta básica do G Suite. A razão é simples e óbvia: o gestor vai provavelmente querer delegar tarefas para que alguns colaboradores o ajudem na gestão sem que estes tenham acesso às suas informações pessoais.

 

6º Passo

Depois, está na altura de passar aos Calendários partilhados. Cada colaborador deve convidar os outros manualmente para a partilha de calendários. As definições podem ser acedidas através do clique no símbolo dos calendários na app Google. Faça um teste de que cada colaborador consegue marcar um evento com os outros colaboradores para assegurar que tudo está a funcionar.

 

7º Passo

De seguida, passamos ao Google Drive, a ferramenta de partilha e edição de ficheiros online. Esta inclui o Google Docs que oferece um pack de ferramentas utilitárias de office, como processador de texto e slideshows. As pastas partilhadas no G Drive podem ser sincronizadas com os computadores dos colaboradores – para isto cada pessoa deve fazer o download da app do G Drive para o seu computador.

 

8º Passo

Seguimos para outra aplicação essencial: o Google Chat, uma ferramenta muito útil de instante messaging que, todavia, não se configura sozinha. Cada utilizador tem de popular manualmente a sua caixa de chat que está localizada na parte inferior esquerda do ecrã. Os utilizadores devem convidar-se uns aos outros, confirmar o convite e começar o chat. Para usar as funcionalidades de videoconferência, terá de instalar um plugin de vídeo, que aparecerá da primeira vez que o tentar iniciar.

 

9º Passo

Agora que já configurou ferramentas importantes como o email, os calendários e o chat, tente familiarizar-se com os formulários de contacto da Google para o caso de necessitar de ajuda em matérias técnicas – dado que uma das grandes vantagens deste plano pago é a assistência 24h que oferece. A informação de linha telefónica e email pode ser encontrada no painel de administração – estes dados bem como o PIN próprio da empresa terão de ser distribuídos aos colaboradores, dado que esta é uma informação que é apenas disponibilizada ao administrador.

 

10º Passo

Por fim, resta-lhe pensar em encontrar uma ferramenta de CRM fora da G Suite – temos de admitir que a gestão de contactos da Google é dolorosa sem a intervenção de outra app.

 

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