Empreendedorismo

Como elaborar uma carta comercial


As empresas recebem e enviam diariamente dezenas de cartas com diferentes objetivos – apresentação de serviços/produtos, propostas de fidelização, requerimentos de serviços, entre outros - tendo-se tornado, por esta razão, uma operação baseada na rotina e realizada de forma quase mecânica.

 

Todavia, e em vários casos, uma carta comercial nunca vai mais longe do que o cesto de papéis do destinatário, acabando por nunca ser aberta. Neste sentido, torna-se óbvio que o paradigma da carta comercial requer mudança e introdução de frescura criativa.

 

Mas antes da aplicação de ideias originais, é necessário ter uma noção forte da estrutura e regras a que deve obedecer uma carta comercial.

 

 

Estrutura
- Cabeçalho: constituído por informação da sua empresa (logotipo, nome, identificação de atividade, morada e contactos);
- Data: abaixo do cabeçalho, alinhada à direita;
- Dados do destinatário (que deve SEMPRE ser uma pessoa específica): nome, cargo e morada, alinhados à esquerda;
- Assunto: abaixo dos dados do destinatário, com breve alusão ao assunto da carta, alinhado à esquerda;
- Saudação: abaixo do assunto, alinhada à esquerda;
- Corpo da Carta
- Despedida: nome do remetente e cargo, alinhado à esquerda ou direita;
- Assinatura: feita à mão, imediatamente depois da despedida.

 

 


Otimização do Corpo da Carta
- Primeiro parágrafo: exposição sobre o motivo da correspondência;
- Desenvolvimento: destinado a explicações mais detalhadas para que o leitor compreenda o propósito;
- Faça o possível por se focar mais nos pontos positivos do que nos negativos (deve ser dada primazia a ideias explicitadas com “é”, “pode” e “fará” do que com os seus negativos);
- Último parágrafo: relativamente curto, como o primeiro, agradecendo o tempo concedido pelo destinatário e convidando à resposta breve.

 

A reter:
- A introdução deve ser apelativa (convidar, informar, seduzir);
- Mensagem não deve exceder uma página;
- Esclarecer formas de contacto para o destinatário responder à sua correspondência;

 

A evitar:
- Repetições: explicações excessivas cansam;
- Parágrafos longos: procure um estilo breve e direto.


Escrita e Linguagem
A linguagem utilizada numa carta comercial deve ser simples, original e capaz de seduzir o destinatário, sem que caia no erro de adereça-lo com excesso de familiaridade. O tom empregue deve ser positivo e confiante.
Se escrever a alguém cujo nome conhece, inclua-o na saudação (por ex: “Ex.mo Senhor João Silva”); caso não saiba utilize simplesmente “Ex.ma Senhora”, por exemplo. No final, acrescente sempre uma saudação acima da assinatura, como “Com os melhores cumprimentos, Atentamente” ou “De V. Ex. Atenciosamente”, por exemplo.

 

O uso do gerúndio deve ser moderado, e a pontuação deve ser usada com inteligência para fortalecer as ideias que tenta passar. Lembre-se de destacar as informações de interesse ao leitor e abstenha-se de mencionar o que lhe convém a si.
Depois de completar a carta, lembre-se sempre de a rever pelo menos duas vezes para evitar erros ortográficos ou gramaticais.


Escolha do Papel
Pode não parecer óbvio, mas uma carta com um papel de excelente qualidade tem melhores perspetivas de ser aberta do que uma com papel grosseiro. Na escolha do papel da sua correspondência deverá então ter em conta:
- Materiais constituintes: papel fabricado exclusivamente a partir de madeira tem menos qualidade do que aquele com uma elevada percentagem de pano;
- Tamanho da folha: deverá coincidir com a dimensão do envelope – a carta deverá ser dobrada, no máximo, em três;
- Cor: tons pastel são mais apropriados;
- Grafismo: cabeçalho deve apostar na simplicidade, sem adornos desnecessários.


Envelope
Utilize o tamanho de envelope standard para cartas comerciais (11x22cm). O preenchimento do envelope também tem regras, como explicitado no esquema abaixo:

 

 
Verifique sempre se os dados constantes no envelope coincidem com os da carta.

 

 

 

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