Descubra como evitar demasiadas reuniões


É verdade que as reuniões são normalmente uma ótima forma de entrar em contacto com toda a equipa de uma vez só, seja para revelar um novo projeto ou para perceber em que fase está o projeto atual. No entanto, isto pode levar a um indesejado excesso de reuniões que retira tempo a si e à sua equipa, levando ao decréscimo da produtividade. Para reduzir este problema, descubra como pode evitar demasiadas reuniões.

1. Confie na sua equipa
Na grande maioria das vezes, o excessivo número de reuniões deve-se à falta de confiança na equipa. Se sabe que está a trabalhar com profissionais qualificados e responsáveis, confie na sua capacidade de trabalho e confie que irão executar as suas tarefas atempadamente sem ser preciso relembrá-los das datas ou tarefas que ainda estão por fazer. Caso contrário, a sua equipa acabará por ver as reuniões como algo negativo e um evento que apenas lhes retira tempo de trabalho, ao mesmo tempo que mostra a sua falta de confiança neles.

2. Agende somente reuniões indispensáveis
O que são reuniões indispensáveis? Bem, se precisa de discutir orçamentos, o seu plano estratégico para aquele mês ou ano, a escolha de um novo membro da equipa, ou um assunto problemático que deve ser resolvido com urgência, então prepare uma reunião. Essencialmente, pergunte-se se é fundamental à sua empresa reunir determinado grupo de pessoas. Será que não é algo que pode dizer individualmente ou informar via e-mail?

3. Organize o seu tempo
Se 30% ou 40% do seu tempo está atualmente ocupado com reuniões, quase de certeza absoluta que metade delas cai dentro do grupo de “indispensável”. Isto fará com que não tenha tempo suficiente para outras tarefas como procurar novos clientes ou responder a e-mails importantes.

No final, a melhor opção é ter ao seu lado uma equipa competente que poderá tomar pequenas decisões sem o seu consentimento direto, com a certeza de que estas serão subentendidamente aceites por si. Reuna quando necessário e garanta que a equipa tem tempo para as suas próprias tarefas de modo a que estas sejam executadas da melhor forma.

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