Empreendedorismo

Como gerir o seu email com eficiência


O email é uma das principais ferramentas de comunicação do empreendedor, pelo que é essencial que seja bem gerido. Eis algumas dicas para reduzir o volume de mensagens recebidas e administrar melhor aqueles que interessam realmente:

 

Respostas automáticas
Sempre que estiver fora do escritório (fim-de-semana ou férias) estabeleça uma resposta automática para as mensagens que receber. Desta forma, a pessoa que o tentou contactar saberá que terá de aguardar até ao seu regresso.

 

Templates de resposta
Se parte dos emails que envia são semelhantes em conteúdo (ex: agradecimentos ou reencaminhamentos para outros contactos/departamentos) pode ser útil manter uma pequena base de mensagens pré-escritas que poderá depois customizar de acordo com cada resposta, o que lhe permitirá poupar bastante tempo.

 

Lembretes
Crie lembretes para emails que necessitam de resposta até um determinado dia, para que estes não caiam no esquecimento.

 

Newsletters
Não obstante as newsletters e email marketing serem muito importantes para se manter ligado a clientes, colegas e parceiros, é muito fácil começar a amontoar emails que, no final de contas, acaba por não ver. Se não as lê, cancele as subscrições.

 

Notificações
Os emails chegam a todas as horas do dia (e da noite) pelo que é vital que saiba controlar o tráfego de mensagens ao longo do seu dia. Quando estiver a executar uma tarefa importante ou que exija concentração, desligue as notificações de email para evitar interrupções ou quebras. Defina horas para verificação de emails (quatro a cinco vezes diárias) em vez de fazê-lo a cada nova mensagem.

 

Filtros
Os filtros são ferramentas úteis mas subutilizadas. Ao utilizá-los poderá definir regras que são aplicadas a cada nova mensagem que chega – podendo ser arquivadas, apagadas, redirecionadas para o lixo eletrónico ou reencaminhadas para outro contacto.

 

Marcadores
Os marcadores são os melhores amigos da organização do email, permitindo organizar as mensagens por categorias – ex: trabalho, família, outros – e funcionando como uma pasta.

 

Blacklists & whitelists
A maioria dos emails e agregadores de contas de emails permitem que o utilizador faça listas de endereços dos quais pretende receber mensagens e daqueles que quer bloquear (spam, por exemplo). Dedique-se a atualizar estas listas frequentemente para manter o seu email limpo e atualizado.

 

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