Empreendedorismo

Como preparar uma Reunião (sem escritório)


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Com a crescente dificuldade de manter um espaço físico exclusivamente dedicado à atividade profissional, é cada vez mais comum que os empreendedores tenham de recorrer a espaços e ferramentas secundários para continuar a realizar as suas reuniões de trabalho.

 

De acordo com o número de participantes da reunião e a natureza da mesma, apresentamos algumas soluções que poderão ser utilizadas individualmente ou em conjunto para agilizar todo o processo de marcar, preparar e realizar uma reunião quando não se tem um escritório próprio.

 


Marcação de Reuniões
Para evitar que algum dos participantes não desconheça a existência da reunião ou para assegurar que recebe confirmações de todos os presentes, mantenha atualizado um dos sistemas de marcação de reuniões gratuitos disponíveis online, como o Google Invite (caso tenha email Google), o Doodle ou o FasterPlan.

 

Partilha de Documentos de Apoio para a Reunião
Crie um sistema de armazenamento em Cloud para que a partilha de documentos e informações relevantes sobre a reunião seja facilitada e simplificada. Algumas ferramentas disponíveis e gratuitas para este efeito são o Google Drive, Dropbox a Box.com.

 

Espaços
Para os apologistas de um bom encontro cara-a-cara à moda antiga existem sempre algumas opções capazes de colmatar a falta de um Escritório ou espaço próprio. Os espaços de coworking têm normalmente disponíveis pequenos espaços que poderão ser usados como salas de reunião. Adicionalmente, vale a pena considerar a hipótese dos espaços semi-públicos (esplanadas, jardins, hotéis, restaurantes).

 

Videoconferência
Se não tiver a possibilidade de se encontrar pessoalmente com algum dos participantes, considere a segunda melhor opção que intersecta conforto, eficiência e aproveitamento máximo do tempo disponível – a videoconferência. Para o efeito, estão atualmente disponíveis várias ferramentas como o Skype e Google Video Chat.

 


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