Empreendedorismo

Como usar o Instant Messaging


Se a sua empresa permite a utilização deste meio de comunicação, confira algumas das regras para um uso consciente desta ferramenta para ajudar a evitar mal-entendidos:

- Adote uma política de utilizador. Os seus funcionários necessitam de saber se o IM é um veículo de comunicação correto para comunicar com clientes e parceiros de negócio. Estabeleça regras de utilização.

- Não utilize o IM para transmitir informações confidenciais. Se a sua empresa se insere num meio em que é necessário trocar conselhos profissionais sobre stocks, finanças, medicina, direito, deverá ter especial cuidado para não colocar em risco o sigilo profissional.

- Organize as suas listas de contactos por grupos para separar os contactos pessoais dos profissionais. Desta forma não corre o risco de incluir acidentalmente um cliente ou um chefe numa conversa mais informal entre amigos.

- Não permita a troca excessiva de mensagens pessoais no trabalho. Limite os IM’s de cariz pessoal aos intervalos no trabalho para que não ocupe muito do seu tempo nem o distraia das suas reais obrigações profissionais.

- Recorde-se sempre que as mensagens trocadas podem ser guardadas. Não partilhe informação pessoal através do IM. Não se sinta demasiado à vontade nem comprometa a sua reputação. Pense que todas as declarações que faz podem danificar a reputação ou credibilidade da sua empresa. Seja tão cuidadoso no que escreve como seria num e-mail.

- Evite “testamentos”. Mantenha as suas mensagens curtas e simples. Vá direto ao assunto. Quando a mensagem que tiver de transmitir for muito longa, opte antes por utilizar o e-mail.

- Atualize o seu status ao longo do dia - “ocupado”, “ausente”, “em reunião” ou “ao telefone” – para que os seus contatos percebam quando está disponível para conversar. Quando o fizer cumprimente de forma breve a pessoa no ínicio do IM. Seja cortês.

- Um assunto de cada vez. Não tente fazer multitask, transmitir muita informação ou colocar demasiadas questões numa só mensagem instantanea. Aguarde por uma resposta a cada um dos seus comentários, antes de passar para o próximo tópico de conversa. Caso contrário tornará a conversa muito confusa e será frustrante.

- Nas conversas de carácter profissional, não descure os cuidados com a linguagem utilizada e com a correcção ortográfica. Evite humor ou sarcasmo, a menos que tenha a certeza que a outra pessoa irá entender e gostar.

- Por ser instantâneo, este meio pode trazer problemas com o facto de exigir uma resposta imediata. Quando sentir que não tem capacidade de resposta no momento, diga-o. Não deixe o seu contato sem resposta. Nunca se esqueça que tem sempre a hipótese de retomar a conversa por e-mail ou telefone.

- Quando quiser terminar a conversa expresse-o de forma clara. Dessa forma a pessoa com quem estiver a conversar irá perceber que aquela “troca” está completa.

 

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