Como gerir mudança de instalações


A mudança de instalações numa empresa é uma decisão importante e que exige muito e bom planeamento. Normalmente, estas mudanças estão associadas com o crescimento da empresa e, de qualquer forma, devem ser encaradas com otimismo, tentando envolver todos os colaboradores no processo para que se prejudique o menos possível o bom funcionamento dos trabalhos habituais.

 

Se não quer passar por maus bocados e procura uma mudança pacífica, tente seguir alguns passos básicos de planeamento e previsão.

 

1. Planeamento da Mudança

A regra mais básica de uma mudança empresarial é o planeamento. Neste caso deve levar em conta o volume da mudança (nº de colaboradores envolvidos), local de destino, timing (crucial para que não afete negativamente a atividade da empresa), tipo de mudança (mudança simples ou se implica reconstrução).

 

2. Nomeação de Responsáveis

Fazer uma mudança sem destacar um responsável pelas várias tarefas necessárias é uma péssima ideia. Este será alguém com disponibilidade para se dedicar ao planeamento da mudança, dinâmico, sério, organizado, com capacidade de gestão e resolução de problemas e com um orçamento disponível para a mudança. No caso de empresas maiores (com mais de 30 colaboradores), recomenda-se, além do responsável, o destacamento de coordenadores por secção para agilizar o processo.

 

3. Mapa de posicionamentos

No processo de mudança, é importante pensar com calma e frieza a configuração que quer dar ao seu novo espaço de trabalho, sobretudo ao nível de equipa. Há diversos fatores a considerar: quem tem direito a sala própria, quem fica no open space, que colaboradores devem trabalhar próximos, quem beneficiará de mais luz ou espaço sossegado, e daí por diante. Lembre-se sempre que, além de ser importante pensar no status e hierarquia para a distribuição do espaço, deve também levar em conta a prossecução de mais rentabilidade e produtividade na empresa. No caso da idealização de um espaço novo de raiz ou da remodelação de um existente, é este tipo de informação que deve passar ao arquiteto ANTES de ele começar a projetar o novo espaço.

 

4. Instalação de infraestruturas

Existem quatro infraestruturas técnicas normalmente associadas a um escritório: instalação elétrica, informática, telecomunicações e ar condicionado, e cada uma delas tem necessidades específicas que devem ser revistas com todo o cuidado. Por ex, é crucial saber quantas tomadas elétricas vai necessitar, quantas linhas telefónicas, qual a arquitetura informática mais indicada e se vai implicar a aquisição de novos servidores mais potentes?

 

5. Escolha de Empresa de Mudanças

Uma empresa de mudanças facilita em muito o processo de alteração de espaço de trabalho, pelo que não hesite em contratar uma – já existem muitas opções a preços acessíveis. Quando estiver a sondar o mercado lembre-se de atentar nestes pormenores: procure uma empresa especializada em mudanças de empresas, com boas referências de trabalhos anteriores e com seguro garantido. Além disso, o responsável de projeto deve inventariar todo o material a transportar de forma a que nada fique esquecido.

 

6. Alocação de Pessoal

O último passo do processo é, evidentemente, a mudança da equipa para o novo espaço de trabalho. Determine o tempo máximo que cada serviço pode ficar parado e tente perceber qual o melhor timing para cada mudança – dia da semana, final de semana, final do dia, etc. Idealmente, deve criar um novo mapa onde está discriminado quando muda cada departamento.

 

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