Empreendedorismo

Preparar e Gerir Reuniões de Trabalho


Existem várias práticas e ferramentas que lhe permitem tirar o melhor partido das suas reuniões de trabalho. O segredo é levar os participantes a partilhar o seu contributo para a construção de resultados satisfatórios.

A reunião começa bem antes do encontro entre os participantes devendo ser a sua estrutura estabelecida por um líder ou moderador. Para que esta corra sem percalços deve prepará-la em três momentos:


Antes
- Planeamento: Qual o objetivo da reunião? A reunião serve para fornecer informações, comunicar decisão ou apresentar proposta? Qual o resultado esperado da reunião? Existe alguma outra forma que otimize os resultados procurados com a reunião (ex: telefonema)? Quem precisa de estar presente?
- Antecipação do que poder correr mal: a maior parte do que corre mal é decorrente de mal entendidos ou falta de clareza. Neste sentido, reveja as indicações e plano, por forma a apresenta-los da forma mais direta e clara possível;
- Divulgação do Plano: deve incluir hora da reunião, local, objetivos e assuntos a discutir, intervenções esperadas de cada participante, resultados esperados.

 


Durante
Lance objetivamente os temas a discussão e não deixe que a conversa se encaminhe para assuntos irrelevantes. A seguir apresentamos algumas regras simples que facilitarão a sua tarefa e passarão uma imagem mais profissional:
- Utilize uma agenda/caderno de notas: use-a como guião, riscando os pontos já discutidos e anunciando os seguintes;
- Tenha todo o material à mão: distribua uma folha com o plano da reunião a cada participante; adicionalmente, ligue um computador a um ecrã e exiba os pontos em discussão à vista de todos. Uma opção menos tecnológica mas igualmente eficaz é um bloco de notas gigante ou um quadro;
- Ata de Reunião: é imperativo fazê-la. Pode estabelecer um sistema rotativo, onde em cada reunião um participante fica encarregue da ata que compila as principais conclusões da reunião.
- Controlo de comportamentos: seja assertivo no controlo de comportamentos indevidos como sejam a agressividade, falta de atenção ou timidez dos participantes.


Depois
Terminar as reuniões a tempo e horas garante respeito dos participantes. A capacidade de enviar feedback do encontro rapidamente é mais um ponto extra – envie por email as principais conclusões e decisões e, caso necessário, a marcação da próxima reunião.

 

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