Como manter um e-mail limpo e organizado


O e-mail é um elemento fundamental a qualquer profissional, sendo contactado por clientes, colegas, parceiros, e chefias, recebendo constantemente mensagens que devem ser respondidas atempadamente. No entanto, esta urgência pode prejudicar gravemente a sua produtividade se não souber lidar com ela da melhor forma.


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Não responda a e-mails logo pela manhã

As primeiras horas do seu dia de trabalho devem ser usadas para tarefas exigentes pois normalmente este é o período do dia em que se encontra mais incentivado. Após a hora de almoço é normal começar um decréscimo na sua produtividade e é nessa altura que pode focar-se em tarefas menos exigentes, como responder aos e-mails - exceptuando casos urgentes, claro.


Não deixe acumular mensagens

Não deixe passar o dia sem verificar a sua caixa de entrada pois isto levará ao acumulamento de e-mails que, por sua vez, irão aumentar os seus níveis de stress, pela ideia de que tem um número infinito de correio importante para ler. Não tem de responder a todos mas leia sim o que receber, eliminando o lixo electrónico e arquivando aquelas mensagens a que deseja voltar mais tarde. Lembre-se igualmente que pode delegar determinados e-mails a um colega.


Faça um rastreio

Outra opção usada especialmente para quem recebe dezenas ou centenas de e-mails diariamente é contratar um assistente ou adicionar a algum dos membros da sua equipa o cargo de uma espécie de rastreio, deixando-lhe apenas as mensagens realmente importantes. Os filtros do seu serviço de e-mail podem também dar uma ajuda nesta tarefa.


Elimine a cultura de usar o CC para toda a equipa

Algumas empresas optam por manter a equipa a par de todas as comunicações da empresa, respondendo a todos e inserindo todos em CC. Contudo, isto rapidamente irá criar imenso lixo eletrónico com que a equipa terá de lidar diariamente. Partilhe as mensagens somente com os profissionais responsáveis e permita aos outros concentrarem-se nas tarefas que realmente lhes dizem respeito.


Restrinja o envio de e-mails por parte da equipa

O correio electrónico é uma excelente forma de comunicação mas deve ser usado quando de facto é ideal. Comunique à equipa quais as situações que pedem e-mail e quais aquelas que podem e devem ser tratadas por outras vias como a chamada telefónica, presencialmente, ou através de um chat como o Microsoft Teams.


Parte fulcral do seu trabalho, não deixe que esta tarefa dite o seu dia e diminua a sua produtividade. Tudo tem um tempo e a grande maioria das mensagens não tem de ser respondida assim que recebida, caso contrário, dará a sensação de que está sempre contactável.


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