Produtividade: Elementos que o fazem perder tempo importante

Tempo é dinheiro, pelo que maximizar o seu tempo de trabalho pode e deve ser uma prioridade não só para garantir o sucesso do seu negócio mas também para assegurar de que pode e consegue ter uma vida para lá dele. Eis alguns fatores que repetidamente o fazem perder tempo no âmbito profissional e que deve, a todo o custo, evitar.

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Mensagens instantâneas

As mensagens instantâneas podem ser uma ferramenta útil no escritório, mas o seu caráter geralmente informal possibilita que se torne, facilmente, no pior inimigo da produtividade. Afinal, quantas vezes é que uma discussão rápida sobre um tema profissional descambou numa maratona de horas sobre temas que nem tinham nada a ver com o âmbito original?

Dependência do Email

Todos ficamos viciados no e-mail como forma facilitada de comunicação – é conveniente, é rápido e por vezes elimina o fator de um elemento introvertido da equação. Todavia, demasiado tempo é desperdiçado em trocas de e-mail infindáveis que seriam resolvidas com dois ou três minutos de conversa.

Reuniões inconsequentes

Já todos fomos parar, em algum momento das nossas vidas, a uma reunião cujo tema nunca conseguimos bem perceber – parecendo mais uma “reunião sobre outra reunião”. Os colaboradores juntam-se e a única coisa que se faz é alinhar uma série de pontos... que serão discutidos noutra reunião.

Intervalos para descomprimir

Não nos interprete mal – os intervalos são essenciais para a produtividade. No entanto, o mesmo não se aplica às pausas de 30 minutos entre duas reuniões. É tempo demais que fica desperdiçado e que o retira do mindset da reunião quando apenas 5 ou 10 minutos bastariam para relaxar.

Respostas a interrupções

Está a meio de uma tarefa e recebe um e-mail urgente. Responde, apenas para receber uma chamada sobre esse mesmo e-mail minutos depois. Desliga e repara que tem um novo e-mail... e o ciclo continua. Quando der por si é hora de fechar o dia e mal iniciou as suas funções.

Multitasking deficiente

Fazer multitasking é algo que não está ao alcance de todos, mas que todos gostam de dizer que sabem fazer. Por vezes trabalhar em cinco coisas ao mesmo tempo só prejudica a sua produtividade, para além de o levar a atrasar outras tarefas.

Espaço de trabalho desarrumado

A desarrumação promove a perda de tempo. Ponto final. Em primeiro lugar, um espaço desorganizado prejudica o seu cérebro que, de modo inconsciente, está a constantemente a prestar atenção ao que o rodeia. Segundo, o tempo que está a gastar à procura da caneta, do caderno, do dossier, e de outros materiais, podia estar a avançar com o trabalho.

Comunicações pessoais

Antigamente era difícil que as comunicações pessoais interferissem com o quotidiano profissional, mas hoje, com o instant messaging e Facebook ao virar da esquina, a tarefa torna-se mais complicada.

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Nem sempre é fácil corrigir todos os elementos mas foque-se em melhorar os pontos possíveis e verá a sua produtividade aumentar significativamente. 

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