Evite dizer estas frases nos seus e-mails


Apesar de programas como o Skype serem regularmente usados por profissionais de várias áreas, o e-mail permanece um dos meios de comunicação mais usados, especialmente pelo facto de nos permitir enviar mensagens mais longas - com ou sem imagens, vídeos ou links - que podem ser respondidas quando mais convier à pessoa que se encontra do outro lado. No entanto, um passo em falso pode levar a que o e-mail se torne no seu pior pesadelo, rapidamente destruindo a sua produtividade. Para além de religião e política, descubra que frases deve evitar dizer em e-mails profissionais.


Amanhã não vou trabalhar

Seja por motivos de saúde ou pessoais, é normal ter de se ausentar da sua empresa algumas vezes ao ano. Contudo, evite deixar isso por escrito em e-mails, mesmo que seja entre colegas de trabalho, pois transmite uma ideia de “preguiça” e “desonestidade”. Provavelmente alguns dos presentes comecem a sua situação e talvez até o seu chefe já saiba da sua necessidade de tirar um dia de descanso, no entanto, pode ser mal interpretado por outros profissionais.


A culpa é do meu colega

Quando algo acontece e você é o responsável que terá de explicar ao cliente ou ao parceiro o porquê de algo ter corrido mal, evite ao máximo culpar um colega. Mesmo que a culpa tenha sido dele, este tipo de reação mostra falta de lealdade para com a empresa, podendo deixar uma má impressão na pessoa que lê a sua mensagem. O ideal é sempre focar-se nas soluções do problema.


Sinto que

Um e-mail profissional é um meio que deve usar para se comunicar baseando-se em factos. As emoções devem, de um modo geral, ficar ao lado de temas relativos a trabalho. Evite dizer algo como “sinto que os clientes gostaram deste produto” e procure concluir algo mais verídico, analisando, por exemplo, as reviews e os comentários a esse dito produto.


Combinamos para terça ou outro dia

Num e-mail deve sempre usar linguagem assertiva e evitar fazer perguntas ou deixar respostas em aberto sem que isso seja necessário. Se teme que o cliente não poderá estar no local e hora marcado, não pergunte se funciona em outro dia, peça para ele confirmar a reunião daquele local e hora. Se ele não puder, a sua resposta será normalmente com uma nova data. Para além disso, apresentar o “ou outro dia” poderá transmitir a ideia de que não tem pressa num assunto que provavelmente deve ser discutido o quanto antes.


Gostava de estar a trabalhar em outro local

Nem todos temos a sorte de trabalhar com uma equipa de sonho, numa função de sonho, mas já pensou o que aconteceria se o seu chefe lesse a sua mensagem? Quer seja por e-mail, ou outro formato escrito, evite dizer mal do seu local de trabalho, mesmo que seja a um amigo.


Gostei do seu trabalho, contudo podia ser melhor

Crítica positiva é sempre desejável, porém, quando esta é dada por escrito fica aberta a interpretações. Dependendo de quem lê, a sua mensagem por ter um som mais positivo ou de crítica negativa, quase acusatória. Especialmente se não tem uma relação próxima com a outra pessoa, o ideal será utilizar o Skype ou uma chamada telefónica para este tipo de comunicação.


Sei de alguém que está prestes a sair

Evite comentar sobre a sua vontade de sair da empresa ou da probabilidade de abrir uma vaga. Por um lado, pode estar a dar falsas esperanças a alguém e, por outro, se a sua mensagem for lida por uma chefia, poderá colocá-lo numa situação nada ideal.


Tal como disse anteriormente

Terminamos a nossa lista com o problema mais comum de todos e que normalmente está diretamente ligado a um comentário passivo-agressivo. Excepto algumas situações, em que lhe é dito que não mencionou algo importante quando na realidade o fez, referir que já informou a pessoa de determinado assunto não irá avançar a conversa e, em simultâneo, irá causar má impressão de si. Pode ser tentador mas quando sentir a necessidade de escrever algo deste tipo lembre-se que a outra pessoa pode ter se esquecido do apontamento ou, no meio de tanto trabalho, pode não ter lido corretamente o e-mail anterior.


A comunicação não cara-a-cara pode ser mais complexa do que se pensa. É necessário ter um cuidado extra com o que escreve pois não sabe como isso será interpretado do outro lado. De igual modo, não quer correr o risco de comentar algo que para si é inocente mas que, na realidade, o pode prejudicar ou à sua empresa.


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