Produtividade: Reconheça a diferença entre o importante e o urgente


“Importante” e “Urgente” são assuntos frequentemente encontrados nos e-mails de trabalho, no entanto, nem sempre a tarefa é realmente importante ou urgente, retirando-lhe a si tempo e diminuindo a sua produtividade. Mas, por outro lado, e se realmente é algo fundamental à sua empresa? Descubra como distinguir o que é essencial e o que pode esperar, ajudando a organizar o tempo e as prioridades.


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A falsa importância

Começamos por tratar os falsos importantes e urgentes ainda os termos sejam mencionados num e-mail ou em uma mensagem. Para os descobrir basta pensar: “é esta tarefa fundamental ao avanço do projeto”? Não? Então pode acontecer que o cliente esteja a pedir urgência ou importância em algo que ele deseja ver executado apesar de na realidade não afetar em nada o negócio.


Urgente

“Urgentes” são os assuntos que pedem para ser executados o quanto antes, ainda que o seu atraso não constitua uma consequência grave para a empresa. Telefonemas por fazer, aquele cliente importante que tem uma dúvida, a entrega de um relatório, entre outros.


Importante

Estas tarefas são aquelas que têm de ser levadas a cabo mas possuem um período mais longo de execução, para além de serem indispensáveis ao crescimento da empresa. Por exemplo, cabem neste espaço as entrevistas a novos membros da equipa, a reunião mensal, promoções de cargo, a organização de um evento, entre outros.

 

Urgente e Importantes

Os assuntos que deve colocar em primeiro lugar são estes, aqueles que se não forem tratados podem levar a consequências graves, como uma reunião com os novos parceiros (cuja falha pode levar à desistência de parceria) ou o envio de materiais de promoção. Se o não cumprimento pode ter como consequência o fim de um projeto ou a perda de um cliente, resolva esse problema antes de tudo, deixando tempo para aqueles assuntos que apesar de “importantes” ou “urgentes” possuem uma maior janela de tempo até produzirem consequências negativas.

 

Organize o seu tempo, aproveite as oito horas de trabalho ao máximo, e descanse com a certeza de que todas as tarefas do dia seguinte podem ser executadas atempadamente, caminhando em direção à rapidez, eficácia e crescimento da sua empresa.


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