Produtividade: Como reduzir o tempo das reuniões

Necessárias e fundamentais ao bom funcionamento de qualquer empresa, as reuniões podem ser indispensáveis mas não quer dizer que tenham de ser extensas. Em média, um profissional terá cerca de 31 horas mensais ocupadas com reuniões, sendo que o número pode facilmente ser baixado sem que exista uma perda de eficácia ou produtividade, descubra como.

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Grave as reuniões

Gravar as reuniões em vídeo ou somente áudio, apagará a necessidade de tomar notas. Em casa ou no escritório, poderá posteriormente ouvir tudo e organizar o seu plano de trabalho, ouvindo apenas as partes em que tem alguma dúvida do que foi referido.

Torne-se num melhor comunicador

Por vezes é difícil expressar as nossas ideias em poucas palavras, levando-os a repetir o mesmo ponto múltiplas vezes. Se conhece o tema da reunião, treine em casa o que gostaria de dizer até ser capaz de sintetizar ao máximo as suas ideias sem que elas percam força.

Use as novas tecnologias

Os smartphones e os tablets, com programas como o Skype, são perfeitos para quando é necessário fazer uma reunião de emergência com a sua equipa. Em vez de acumular vários assuntos, tente contactar de imediato os membros com os quais precisa urgentemente de falar.

Não deixe elementos, como as reuniões, retirarem-lhe tempo que poderia estar a gastar com outras atividades. Perceba como pode melhorar a produtividade ao máximo sem diminuir a qualidade do seu trabalho. Numa era da comunicação, falar com a equipa sobre determinados assuntos deve ser algo rápido de organizar e pouco demoroso de concluir, focando-se nos pontos que realmente interessam.

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