sustentabilidade

Poupe tempo e atenção com o Google Workspace e o Gmail

8 de julho 2021

O último ano forçou milhões de pessoas a trabalhar em casa. Muitos de nós passámos mais tempo em videoconferências e nas caixas de entrada dos nossos emails, como forma de diminuir a distância dos nossos colegas. Quando o local de trabalho se tornou a sala de estar, e como as responsabilidades profissionais e pessoais por vezes colidiam, tivemos que encontrar novas formas de gerir o tempo, a atenção e manter a conexão humana.

Como consequência, aumentámos o número de emails enviados, enviamos para mais destinatários e frequentemente fora do horário normal de trabalho. Um estudo da Harvard Business School avaliou as estatísticas de email oito semanas antes do início do confinamento e oito semanas depois. O estudo concluiu que foram enviados 5,2% mais emails por dia, os emails tiveram 2,9% mais destinatários e verificou-se um aumento de 8,3% de emails enviados fora do horário laboral.

Muitos dos recursos mais recentes do Google Workspace foram desenhados para ajudar as pessoas a economizar tempo, encontrar o foco e gerir tarefas com eficiência, seja com emails inteligentes, sugestões de redação, Google Assistant, horários de trabalho segmentáveis ​​ou pesquisa preditiva. Esses recursos combinam-se para economizar o equivalente a um mês de trabalho completo todos os anos, por pessoa, para que cada um possa dedicar mais tempo ao que é importante.

Explore de que forma pode o Gmail ajudar a gerir melhor o tempo e a atenção.

1. Use o email dinâmico para ajudar os destinatários a concluir tarefas diretamente na mensagem de email.

Com o novo suporte de email dinâmico do Gmail, pode facilmente enviar e receber emails que permitem ao leitor agir diretamente de dentro da mensagem. Isso elimina o trabalho de abrir vários documentos. Os destinatários do email podem conceder acesso aos arquivos do Drive, responder diretamente ou através de comentários no Docs, Slides ou Sheets e responder a convite para reuniões, tudo isto sem sair da mensagem original de email.

2. Mantenha-se produtivo, mesmo offline.

O Gmail Off-line permite que leia, responda, exclua e pesquise as suas mensagens do Gmail mesmo quando não está conectado à internet. Depois de configurar o seu Gmail, uma caixa de saída aparecerá no painel esquerdo. Quando se ligar à internet, o Gmail enviará automaticamente as mensagens da sua caixa de saída e fará o download de todas as novas mensagens para sua caixa de entrada. Isso é ótimo para aqueles que trabalham na linha de frente e precisam de se manter produtivos e informados, mesmo quando estão offline.

3. Organize-se e priorize o seu trabalho com o Tarefas do Gmail.

Este recurso permite converter facilmente emails em tarefas com apenas um clique. Permite criar datas de entrega que aparecerão automaticamente no seu calendário e marcar as tarefas à medida que as conclui. Inserido diretamente no painel lateral, pode criar, visualizar e gerir a sua lista de tarefas sem sair do Gmail.

4. Passe o tempo inovando, não escrevendo emails.

Gmail permite que você crie mensagens de email padronizadas que podem ser editadas e enviadas para diferentes destinatários em questão de segundos. Se esta funcionalidade parecer atraente, verifique a Resposta Inteligente e a Composição Inteligente para aprender mais formas de escrever e responder emails com mais rapidez.

5. Obtenha resultados de pesquisa mais rapidamente no Gmail.

A pesquisa ajuda a encontrar o que procura no Gmail com rapidez, sem precisar de classificar resultados irrelevantes ou usar operadores de pesquisa (por exemplo, de: marketing@empresa.com). Pode pesquisar o nome de um colega e restringir ainda mais seus resultados, selecionando o tipo de anexo que pesquisa (Doc, Sheet, PDF, etc.) ou um período de tempo específico. Pode mesmo excluir palavras-chave específicas e convites de calendário dos seus resultados. Pode usar a ferramenta de pesquisa para pesquisar no histórico de chat do Google, diretamente no Gmail. Para utilizar a ferramenta de pesquisa, tudo o que precisa de fazer é digitar o que procura no Gmail.

6. Desconsidere o irrelevante com o recurso de “mute” do Gmail.

Como todos nós nos encontramos presos em conversas de email desnecessárias, o Google Workspace tem uma nova ferramenta: o Gmail Mute. Com dois cliques, pode silenciar conversas de email que não são relevantes ou que não pretende acompanhar. Todas as respostas futuras deste tópico serão silenciadas automaticamente para que possa concentrar a atenção noutras questões. Se decidir voltar à conversa, pode ativar o som da conversa por email com a mesma facilidade.


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