Conferência: O que não pode falhar nestas reuniões

Se organiza frequentemente conferências para tratar de assuntos importantes seja com a equipa remota ou com parceiros, então perceba alguns dos fundamentais que não pode deixar de lado, de modo a mostrar o seu lado mais profissional mesmo em condições menos tradicionais.

Escolha um local sossegado

Enquanto que numa chamada é compreensível que se ouça ruído de fundo, quando tem tempo para organizar corretamente uma reunião deste calibre é fulcral fazê-lo num local relativamente isolado, numa sala própria para reuniões, por exemplo. O facto de se ouvirem pessoas a falar no pano de fundo pode dar ao outro a sensação de amadorismo, de que estão mais pessoas na sala do que deveriam, ou pior, de que não está a prestar a devida atenção ao momento.

Atender o telefone

Estar numa conferência é o mesmo que estar numa reunião presencial e certamente que odiaria que alguém parasse a reunião a meio para atender um telefone mesmo que seja “rápido”. Ora, o mesmo acontece nas reuniões por conferência. Idealmente deve pedir à sua equipa que desligue os aparelhos ou pelo menos que os coloque no silêncio, evitando acidentes.

Sobrepor a sua conversa

Quando a outra parte está a falar é importante não a interromper, deixando-a terminar antes de preparar uma resposta. Deste modo irá demonstrar respeito ao mesmo tempo que evita criar demasiada confusão e barulho.

Não prestar atenção ao outro

De igual forma, não deve distrair-se ao ponto do outro parar de falar e não obter uma resposta da sua parte. Assobiar, falar baixo com um colega ou suspirar são outros sinais de que pode não estar a respeitar o outro e isto será rapidamente notado, dando uma péssima impressão sua e da sua marca.

Não se preparar devidamente

Tenha a certeza de que quando começa a reunião tem todos os documentos e toda a informação de que irá precisar. Ter de sair para procurar documentos oferece igualmente má impressão, demonstrando que não é um profissional organizado ou que não está a levar aquela relação seriamente.

Por muito que pareça simples, uma conferência tem alguns elementos que não podem falhar. A experiência irá ensinar-lhe aspectos importantes a ter em conta mas estes são alguns dos mais importantes para uma reunião produtiva.

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