Controle a caixa de entrada do seu e-mail

Uma caixa de entrada vazia pode parecer ideal mas provavelmente tem imensas mensagens pendentes ou outras que pretende responder o mais rapidamente possível. Será que a sua estratégia de organização é a mais produtiva?

A resposta não tem de ser imediata

Ainda que existam temas e problemas que devam ser resolvidos o quanto antes, a maioria das mensagens que recebe estão longe de se aplicarem a este caso. Isto não significa que as deixe por responder indefinidamente mas significa que pode e deve fazê-lo quando todo o trabalho prioritário estiver completo - não pare uma tarefa importante para responder a um e-mail que pode ser respondido daí a umas horas ou no dia seguinte.

Tente ao máximo abrir o e-mail somente quando for trabalhar nele

Evite abrir dez mensagens que você sabe que não irá responder imediatamente, deixe-as até de facto ter tempo para tratar delas. Deste modo evita abrir a mesma mensagem várias vezes e deixá-la no molho de outros e-mails, correndo até o risco de a perder.

Não crie demasiados separadores

Crie separadores básicos e que possam englobar vários e-mais, caso contrário, é fácil perder-se no meio de tantos separadores, tornando a pesquisa e o guardar das mensagens mais demoradas. Por outro lado, pode usar e abusar do “procurar” pois permite-lhe ter acesso imediato aos últimos e-mails que recebeu de determinada pessoa ou sobre determinado assunto.

Não torne esta tarefa tão importante mas relativamente simples num motivo para diminuir a sua produtividade. Organize as mensagens devidamente e aprenda a responder a cada quando realmente é devido.

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