Produtividade: Como melhorar a eficácia das reuniões da sua empresa


As reuniões são um elemento importante de muitas empresas, no entanto, é fácil não conseguir torná-las em processos realmente produtivos, por isso, trazemos algumas dicas que o irão ajudar na hora de marcar e de organizar as suas reuniões semanais ou mensais.


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Tente ter a reunião sempre no mesmo dia 

Ao tornar um dia específico, o dia da reunião, garante que a sua equipa não se esquece, que se prepara devidamente, e que não deixa tarefas por fazer pois a conversa foi marcada demasiado em cima da hora.


Reflita se precisa de toda a equipa

Uma das piores coisas que podem acontecer é você chamar para uma reunião profissionais que não ganham nada com ela, levando-os a perder tempo e baixando o seu interesse e a sua produtividade. Quando organiza uma reunião, defina quais os intervenientes que são fundamentais, mesmo que deixe a reunião em aberto para outros colegas se juntarem. 


Não transforme a reunião no que não é

Todos sabemos que para uma apresentação devemos usar ferramentas como o PowerPoint ou o Prezi, contudo, isto aplica-se a grandes reuniões, com investidores ou futuros parceiros. Quando realizada num ambiente de escritório, é importante que a reunião se resuma aos pontos principais, partilhados oralmente, levando outros dados complementares num pdf a ser partilhado pelos participantes.


Defina limites de tempo

Crie uma agenda e coloque cada interveniente numa janela de 10 a 15 minutos. Evite ultrapassar a hora marcada para o fim da reunião e garanta em simultâneo que todos têm tempo para falar. Ao não definir blocos para cada profissional, corre o risco de ultrapassar o tempo ou de não dar tempo suficiente a uma das pessoas, obrigando-a a resumir incorretamente os seus avanços.


Varie o local da reunião

A monotonia é o nosso pior inimigo e quando as reuniões são feitas regularmente, a sala habitual pode tornar-se num local que suga a concentração e a motivação da equipa. Tente ao máximo mudar o espaço, especialmente quando os intervenientes são em números mais reduzidos.


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As reuniões são necessárias mas não têm de ser um processo moroso e cansativo. Fale com a equipa e tente compreender quais as queixas mais frequentes, qual a sua opinião no que pode ser melhorado.

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