Reuniões | O que fazer quando não possui um escritório


Com a crescente dificuldade de manter um espaço físico exclusivamente dedicado à atividade profissional, é cada vez mais comum que os empreendedores tenham de recorrer a espaços e ferramentas secundários para continuar a realizar as suas reuniões de trabalho.


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De acordo com o número de participantes da reunião e a natureza da mesma, apresentamos algumas soluções que poderão ser utilizadas individualmente ou em conjunto para agilizar todo o processo de marcar, preparar e realizar uma reunião quando não se tem um escritório próprio.


Marcação de Reuniões

Para evitar que algum dos participantes não desconheça a existência da reunião ou para assegurar que recebe confirmações de todos os presentes, mantenha atualizado um dos sistemas de marcação de reuniões gratuitos disponíveis online, como o Google Invite (caso tenha e-mail Google), o Doodle ou o FasterPlan.


Partilha de Documentos de Apoio para a Reunião

Crie um sistema de armazenamento em Cloud para que a partilha de documentos e informações relevantes sobre a reunião seja facilitada e simplificada. Algumas ferramentas disponíveis e gratuitas para este efeito são o Google Drive e o Dropbox.


Espaços

Para os apologistas de um bom encontro cara-a-cara à moda antiga existem sempre algumas opções capazes de colmatar a falta de um Escritório ou espaço próprio. Os espaços de coworking têm normalmente disponíveis pequenos espaços que poderão ser usados como salas de reunião. Adicionalmente, vale a pena considerar a hipótese dos espaços semi-públicos (esplanadas, jardins, hotéis, restaurantes).


Videoconferência

Se não tiver a possibilidade de se encontrar pessoalmente com algum dos participantes, considere a segunda melhor opção que intersecta conforto, eficiência e aproveitamento máximo do tempo disponível – a videoconferência. Para o efeito, estão atualmente disponíveis várias ferramentas como o Skype e Google Video Chat.


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Seja criativo mas não se esqueça que o lugar da reunião deve ser relativamente silencioso e formal, de forma a que a comunicação aconteça da melhor forma.


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