Ajude o planeta e descubra como substituir o papel na sua empresa


Inicialmente relutantes, os países começam a focar-se em leis que tentam proteger o planeta e evitar que os estragos continuem, contudo, a mudança está igualmente a ser feita pelas pessoas desde a reciclagem ao uso de sacos de tecido para as suas compras ou à aquisição de carros eléctricos. Se gostaria de fazer parte da luta então estude algo que é tão comum que facilmente passa despercebido - o uso de papel.


Entre documentos, notas e recados, a sua empresa pode estar a recorrer a demasiado papel sem que tal seja necessário, especialmente numa era digital em que tanto pode ser feito sem o uso deste material. Perceba o que pode fazer com estas dicas.


Mude gradualmente e com a ajuda de todos

Se o seu negócio ainda baseia a sua comunicação e o seu trabalho no uso do papel, é importante que a mudança não venha de um dia para o outro. Junte a equipa, perceba a sua opinião do assunto, explique as razões que o levaram a esta decisão e tranquilize todos afirmando que esta será uma mudança gradual e ao passo dos profissionais - isto deverá ser verdade especialmente se a sua empresa for composta por profissionais que ainda não se encontram completamente à vontade com as novas tecnologias.


Analise o que deverá ser mudado

O primeiro passo é o de analisar todos os processos da sua empresa e perceber quais aqueles que podem começar a adotar o uso do digital em detrimento da impressão e da fotocópia. Alguns destes processos podem incluir notas deixadas de um profissional para o outro, o envio dos recibos de rendimento, a entrega de relatórios, a elaboração de horários de trabalho ou a publicação de avisos gerais como o plano de férias ou as datas de determinados projetos. Comece depois pelo processo que usa menos papel, de modo a prezar por uma mudança calma que vá do mais fácil de substituir para o mais “complexo”.


Defina os novos canais digitais de comunicação

Por exemplo, ao retirar os avisos gerais em papel, deverá possuir uma plataforma a que todos os membros tenham acesso rapidamente. Ao optar por não enviar os recibos de ordenado em papel, deverá perceber qual a melhor plataforma para o fazer. É nesta altura que juntamente com a equipa deverá criar canais simples de comunicação como o e-mail e chats onde esteja toda a equipa, quer seja num software mais profissional ou até mesmo através do Messenger do Facebook ou do Whatsapp. Lembre-se que estes canais devem ser no menor número possível, escolhendo um canal que lhe permita fazer chamadas, escrever e enviar ficheiros.


As maravilhas da Cloud

Serviços como o Office 365 da NOS permitem-lhe usar uma tecnologia fantástica e que pode ser usada por qualquer pessoa - a Cloud. Esta plataforma digital é perfeita para guardar todos os ficheiros de que a sua equipa precisa, podendo ser acessada por qualquer um dos membros (desde que tenham permissão) para descarregar, colocar ou substituir ficheiros em qualquer lado e em qualquer dispositivo ligado à internet. Desta forma, em vez de ter cinco dossiers iguais para cinco funcionários diferentes ou, pior, em vez do funcionário ter de sair do seu escritório para ir buscar determinado documento, poderá fazê-lo a partir do seu computador numa questão de segundos.


Várias empresas já estão a diminuir a sua pegada ecológica e esta é a altura perfeita para iniciar este processo. Ajude os profissionais que mais precisarem de um apoio extra e não tenha receio de adaptar os seus métodos de trabalho.


OUTROS ARTIGOS:

Conquistas que deve alcançar antes dos 30

Características de um empreendedor de sucesso


Casos de sucesso

Empreendedores de sucesso explicam como nasceram os seus negócios

Saber mais

Guias Práticos

Ideias e guias sobre tudo o que precisa de saber para criar um negócio

Saber mais

Guias Fiscais

Datas de entregas de documentos e obrigações de pagamento de impostos

Saber mais

Notícias e Eventos

Últimas novidades sobre o universo do Empreendedorismo

Saber mais