Videochamada: Dicas para quem organiza conferências virtuais


Numa altura em que as videochamadas se estão a tornar cada vez mais populares e necessárias, é fundamental aprender a organizar um evento destes da melhor forma. Os cuidados enquanto ouvinte já são bem conhecidos mas será que sabe quais os passos a dar na hora de reverter os papéis?


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Os cuidados habituais

Uma secretária limpa, luz natural ou branca, um fundo neutro e simples sem demasiadas distrações (quadros, canecas, livros), um ângulo de câmara recto, tudo isto são as dicas do costume e não as deve esquecer. Dê o exemplo como organizador.


Defina a plataforma a ser usada

O Microsoft Teams é uma das plataformas mais seguras que pode usar para comunicar não apenas com a sua equipa como com profissionais exteriores (sem a necessidade destes possuírem o serviço). Como alternativas tem o Zoom, o Skype, o Discord e o Google Duo, entre outros.


Uma lista dos convidados

Crie uma lista de todos os profissionais que estarão presentes, idealmente colocando-os numa tabela. Depois contacte-os com a hora e a plataforma escolhida, marcando no documento. Quando os convidados confirmarem recepção e presença, atualize o ficheiro. Caso não obtenha resposta, envio novos lembretes.


Objetivos da videochamada

Faça uma lista de assuntos a serem tratados por ordem de prioridade, adicionando uma duração aproximada junto de cada um, de modo a evitar que uma conferência de duas horas se torne num pesadelo de quatro. Por outro lado, este elemento garante que não se esquece de nenhum tópico importante.


Prepare um documento resumo

Ainda que a maioria das plataformas permita a gravação das chamadas, deve elaborar um documento final onde adiciona os tópicos e as conclusões, enviando a todos os participantes assim que possível. Mesmo quem não tomou notas saberá o que foi tratado e o que é esperado no futuro.


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O sucesso de uma videochamada depende em muito de quem a organiza, tal como acontece numa reunião tradicional. Tire o maior partido deste evento, não demore demasiado e tente ser o mais sucinto e produtivo possível.


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