Os essenciais de uma reunião produtiva


As reuniões são indispensáveis em qualquer empresa, seja esta grande ou pequena, com trabalhadores em regime tradicional ou remoto, quer use principalmente profissionais contratados ou freelancers. Porém, se não tiver cuidado, pode acabar por organizar reuniões pouco produtivas e que quase poderiam não existir, retirando tempo de trabalho aos profissionais e não avançando realmente com nada.


Escolha bem os temas da reunião

Ter reuniões só para dizer que tem reuniões não adianta de muito. É preferível ter uma reunião por ano bem produtiva do que uma por mês onde nada seja discutido ou resolvido. Estes momentos devem ser usados para discutir temas sensíveis a serem tratados com toda a equipa presente, para que todos estejam na mesma página.


Organize bem o tempo

Uma hora de reunião é uma hora que a sua equipa está a “perder” de trabalho, por isso, tente ao máximo rentabilizar a reunião. Comece a horas e termine a horas, planeie com antecedência os temas a serem tratados, quanto tempo isso irá demorar, evite desviar-se dos assuntos importantes, e aceite perguntas no final de cada tema ser apresentado. Lembre-se igualmente que não somos capazes de nos concentrar totalmente numa tarefa por mais de 15 a 30 minutos, o que significa que mais vale ter duas reuniões curtas do que uma demasiado longa na qual os presentes não estarão concentrados durante partes fundamentais da mesma.


Introduza brevemente os temas

Basta uma página com alguns pontos a negrito do essencial que será discutido. Idealmente, esta informação deve até ser passada à equipa com antecedência para que esta se possa preparar, levando consigo documentos importantes ou perguntas pertinentes.


No final, claro, opte por enviar um breve e-mail com as principais informações. Enquanto alguns profissionais irão certamente tirar notas, outras poderão não o fazer ou então poderão não apontar tudo o que é necessário e, por isso, você deve ter preparada uma mensagem resumo com datas importantes e tudo o que não deverá ser esquecido.


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