A melhor etiqueta para e-mails de trabalho


Assim como deve ter cuidados quando comunica com alguém cara-a-cara, é necessário ter alguns aspectos em consideração quando envia e-mails a nível profissional, seja a clientes, a parceiros, ou a qualquer outra entidade à qual se apresente como membro de uma empresa.


Comece com um bom assunto

O assunto deve ser pequeno e direto ao tema do e-mail para que o recipiente possa rapidamente decidir qual a prioridade que lhe oferecerá. Ao mesmo tempo, um assunto direto irá transmitir boa impressão mostrando que você é profissional e que respeita o tempo do outro.


Utilize linguagem formal

Idealmente deve optar por uma linguagem formal, revelando maturidade e profissionalismo. Entre os termos que deve usar estão o “Olá” a abrir a mensagem e o tratamento do outro por “você” em vez de “tu”. Depois, consoante a resposta, poderá adaptar para uma linguagem mais informal se esta for acordada por ambas as partes. Recorde-se também de se apresentar devidamente no início do e-mail e não guardar essa informação somente para o final. Termine adicionando “Com os melhores cumprimentos”.


Confira que enviou os anexos todos

Uma das piores coisas que lhe podem acontecer é enviar o e-mail perfeito, sem os devidos anexos terminando em uma de duas consequências. Primeiro, quem recebe o e-mail verá que este está incompleto, pensando que você é pouco cuidadoso, e ignora-o por completo. Segundo, você percebe a tempo e envia os anexos posteriormente, ou seja, a primeira mensagem que o outro lerá são os anexos e não a mensagem de introdução. Em ambos os casos você irá transmitir uma imagem pouco profissional, diminuindo drasticamente as chances de ter uma resposta.


Resposta o mais rápido possível

Responder depressa transmite a ideia de que se preocupa com o tempo do outro e com a parceria ou a mensagem partilhada. Mesmo que a resposta seja algo como “irei analisar a proposta e responder-lhe dentro de pouco tempo” é ideal que diga algo prontamente durante as primeiras 24 horas.


Use e abuse do BCC, proteja a privacidade do outro

Certamente já viu a sigla BCC na sua caixa de e-mail mas será que sabe quando o usar? A Blind Carbon Copy é o método mais profissional de enviar o mesmo e-mail (por exemplo, um press release), a um número infinito de entidades sem partilhar contactos entre elas. Se enviar a mensagem normalmente colocando vários endereços no “Para”, todos poderão descobrir os contactos de todas as pessoas a quem enviou o e-mail, quebrando algo muito importante: a privacidade. Isto levará a grande maioria dos recipientes a não só não responderem como a colocá-lo numa lista negra e, eventualmente, apresentar queixa de si à sua chefia. Não se esqueça também que este ato poderá manchar a imagem de seriedade da sua empresa.


Apesar de não ser comunicação cara-a-cara, as boas maneiras e a educação são fundamentais. Lembre-se também que enquanto numa conversa presencial tem acesso aos gestos e às expressões faciais do outro, através de uma mensagem escrita o outro poderá interpretar de forma livre o que está escrito. Por isso, não deve deixar nada ao acaso. Seja cordial e objetivo.


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