Produtividade: Como manter o seu e-mail limpo

Um e-mail limpo e organizado é o primeiro passo para um dia produtivo e sem percalços, garantindo que responde atempadamente ao importante e que deixa de lado mensagens casuais

10 de outubro de 2021


Segunda de manhã. Começa o seu dia de trabalho e repara nas dezenas ou centenas de e-mails que tem por abrir e organizar. Um acumular que apenas piora com o passar dos dias e, em especial, quando vai de férias. Mas, e se lhe dissermos que existe uma forma de manter o e-mail sempre limpo? Torne-se mais produtivo com estas dicas.


Dedique um dia para uma limpeza geral

Lembre-se que o primeiro passo de manter uma casa limpa, é limpar completamente essa casa. De igual modo, para garantir uma caixa de e-mail produtiva, é fundamental eliminar tudo o que não é preciso e tratar as mensagens que devem ser respondidas ou encaminhadas. Pode parecer “um dia mal gasto” mas será um investimento valioso.


Desinscreva-se de newsletters que não lê

O famoso “amanhã leio” é uma mentira que tem de parar de dizer a si mesmo. Se não lê determinada newsletter há mais de um mês, está na altura de se desinscrever, evitando e-mails que apenas servem para serem apagados. Em casos manhosos em que não existe a possibilidade, filtre estas mensagens para serem enviadas para o spam ou apagadas assim que chegam à caixa.


Crie apenas as pastas necessárias

Pastas para cada cliente é tudo menos útil. Um exemplo prático de um grupo que pode criar, é algo como “mensagens a responder”. Este é um tópico para aqueles e-mails que precisam de uma resposta, curta ou longa, mas que podem esperar. Quando tiver tempo, basta clicar na pasta e responder a direito. Outro exemplo, é criar grupos para cada projeto em que participa, evitando misturar assuntos.


Responder de forma curta e eliminar notificações

As últimas duas sugestões são curtas mas importantes. A primeira, é não perder tempo em mensagens longas quando a resposta quer-se curta. Se a pergunta é “sim” ou “não”, basta algo a dizer “Olá, sim de acordo, muito obrigada”. Demasiado formalismo acabará por prejudicar a sua produtividade e a da pessoa que irá ler o e-mail - tendo de procurar no “testamento” a parte que realmente interessa. Em segundo lugar, desligue por completo as notificações, pois estas tendem a criar um sentimento de ânsia e de urgência quando na realidade, a mensagem pode esperar.


Um e-mail limpo e organizado irá ajudá-lo a poupar tempo e a garantir que não deixa nada por responder, ou que não responde tardiamente a assuntos importantes. Pode não parecer, mas esta é uma das atividades que mais tempo consome e mais ansiedade cria, dando a sensação de uma tarefa que nunca será terminada. Nas férias ou no trabalho, dedique algumas horas a esta limpeza e verá os resultados de imediato.


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