Ambiente: Como diminuir o papel na sua empresa
O ambiente é um tópico muito presente nas nossas vidas mas nem sempre conseguimos adaptar-nos da melhor forma. Dar preferência à luz natural, usar reciclados, enviar aparelhos antigos para a reciclagem e ter ao seu lado algumas plantas são elementos a considerar mas desta vez focamos-nos na diminuição de papel, como fazer e quais as vantagens.
Dê preferência a documentos online
Os relatórios e os formulários são exemplos de documentos que podem ser criados e partilhados digitalmente, evitando pilhas de papeís que são lidos uma vez e arquivados para sempre. Outros exemplos são as apresentações das reuniões e até e-mails que muitos profissionais continuam a imprimir para ler.
Pagamentos online ou com fatura eletrónica
Adquirir produtos através das lojas online ou, no espaço físico, pedir uma fatura enviada por e-mail são sugestões para eliminar talões e faturas de que não irá precisar. Claro, eles são importantes para a contabilidade mas podem ser inseridos no sistema mesmo quando não existe um papel. Além disso, mantém estes documentos bem guardados em clouds ou discos, evitando que acabem perdidos ou destruídos a longo-prazo.
Use o scan e não a impressora
Tem um documento que gostaria de passar à equipa? Use o scan para o digitalizar e partilhar via e-mail, fugindo mais uma vez da pilha de papeís para ler. Não se esqueça que aplicações como o CamScanner permitem-lhe fazer este processo de forma simples a partir do seu smartphone, sem a necessidade de impressoras ou scanners tradicionais.
Adote uma assinatura digital
Além de programas como o DocuSign, onde é criada uma assinatura digital, existem também outros com os quais pode assinar manualmente usando uma caneta e um tablet, por exemplo. Atualmente, poucos ou nenhuns documentos têm legalmente de ser assinados à mão, tornando o processo mais rápido e verde.
A publicidade de correio indesejada é também um ponto importante a tocar, bastando colocar um aviso em como não deseja esse tipo de correspondência. E, uma dica final, prende-se com os documentos cujos dados são confidenciais, levando-o a deitá-los para o lixo em vez da reciclagem - a chave está nos destruidores de papel, cujos preços baixaram nos últimos anos, tornando-se acessíveis a toda a gente.
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